Компания «VUSO» — одна из крупнейших классических универсальных страховых компаний и один из лидеров онлайн-продаж на рынке страхования Украины.  

Как удалось безболезненно ввести электронный документооборот и какие существенные преимущества от пользования сервисами Вчасно получила компания VUSO, рассказал Роман Малый, директор Департамента альтернативных каналов продаж.  

Результаты внедрения ЭДО за год:

• снизили расходы в среднем от 2,3 до 2,9 млн грн в год;
• сэкономили более 9 тысяч часов рабочего времени работников;
• привлекли более 4 тысяч контрагентов за последний год; 
• выставляем счета быстро и без стресса. 

О начале внедрения ЭДО 

Сначала внедрение электронного документооборота помогло подготовиться к пандемии, а затем, к сожалению, и к полномасштабному вторжению. В то время, когда у других компаний налаживание главных бизнес-процессов занимало более 2-3 дней, компании VUSO понадобилось не более 4 часов.  

 Документооборот «VUSO» — это более 50 тысяч документов в год, которые в бумажном формате выглядят как большие кипы бумаг.  

Сервисы Вчасно превратили долгий процесс обращения документов в приятный опыт. Теперь все важные документы подписываются через несколько минут:

• счета;
• акты выполненных работ;
• договоры страхования;
• договоры о сотрудничестве с партнерами и поставщиками услуг.  

Это имеет огромное значение, в особенности, когда от скорости заключения контракта либо заключения документа зависит выплата клиенту от страховой либо начало исцеления. 

Как внедрить электронный документооборот безболезненно и безопасно?  

Перед внедрением ЭДО мы беспокоились о конфиденциальности и сохранении персональных данных наших партнеров и клиентов, поскольку большое количество документов содержало информацию, которую нельзя разглашать. Было важно, чтобы при обмене сохранялась целостность каждого документа.  

Все сомнения и волнения исчезли после практического мастер-класса по внедрению электронного документооборота, на котором мы получили ответы на все вопросы безопасности сервиса.  

Договорились с десятком контрагентов, чтобы вместе протестовать такой формат работы. Заключили дополнительное соглашение о ведении ЭДО с партнерами — и начали. 

Какие проблемы возникали при внедрении электронного документооборота?  

Значительным препятствием стало сопротивление людей, которым трудно отказаться от привычного и попробовать что-нибудь новое. Как правило, меньшие компании легче адаптируются к изменениям, в то время как крупные требуют больше времени из-за непростого процесса внутренних согласований.  

Мы часто получаем категорические отказы контрагентов, но терпеливо ждем, пока компании решат перейти на ЭДО. Только за последний год мы привлекли более 4 тысяч контрагентов благодаря правильной коммуникации сотрудников нашей компании. 

Команда VUSO охотно восприняла такие изменения, ведь больше не нужно носить горы бумаг на подпись или перепечатывать вручную десятки страниц документов. Такая инвестиция в развитие компании точно сэкономила не только финансовый, но и человеческий ресурс.  

Как преодолели трудности?

• Весомые аргументы и рекомендации

Фундаментально отработали сценарии ответов для контрагентов, еще не использующих ЭДО. В случае каких-либо возражений не настаиваем, но периодически возвращаемся к этому вопросу. 

• Помощь

Если контрагент не пользуется «Вчасно», но готов заключить договор, наша команда помогает адаптироваться и начать работу с ЭДО. Для этого специалисты VUSO присылают партнеру договор вместе со ссылкой на доступные обучающие видео, которые предоставляет сервис Вчасно. Это экономит наши ресурсы.  

• Качественная обратная связь

Сотрудники службы заботы отвечают и решают на наши вопросы в день обращения. Команда VUSO в свою очередь заполняет опросники, делится впечатлениями и предлагает улучшения, ведь очень заинтересована в обновлениях сервиса и оптимизации рабочих процессов. 

Какие результаты получила компания после введения электронного документооборота?

• Мгновенный обмен документами

Это очень важно в ситуациях, когда человек получает травму или сталкивается с серьезными проблемами со здоровьем и от скорости оказания медицинской помощи зависит качество жизни. Сервис «Вчасно» позволяет оперативно подписать договор о сотрудничестве и начать лечение клиента, даже если он находится в населенном пункте, где у компании «VUSO» нет договорных отношений с лечебным учреждением (но последнее готово оказать услуги застрахованному пациенту). 

• Экономия рабочего времени

Раньше выставлять счета сети клиник с разными юридическими лицами нужно было часами. Сейчас это происходит быстро и самое главное – без стресса. Так мы сэкономили более 9 тысяч часов работы сотрудников.  

• Существенное уменьшение затрат

Теперь мы не тратимся на бумагу, печать и курьерскую доставку документов. По предварительным оценкам, внедрение ЭДО уменьшило расходы в среднем от 2,3 до 2,9 млн грн в год. 

Впереди компании VUSO ждут новые вызовы: перевод в электронный формат внутренних документов компании, увеличение % документов, подписанных квалифицированной электронной подписью (КЭП) и т.д.  

Электронный документооборот точно изменил представление о монотонном бумажном процессе. Это очень ценят партнеры компании, ведь теперь это приятный и обычный опыт.