Як сервіси "Вчасно" заощадили час та кошти VUSO?

Компанія «VUSO» — це одна з найбільших класичних універсальних страхових компаній і один із лідерів онлайн-продажів на ринку страхування України.

Як вдалося безболісно запровадити електронний документообіг і які суттєві переваги від користування сервісами «Вчасно» отримала компанія «VUSO» — розповів Роман Малий, директор Департаменту альтернативних каналів продажів.

Результати впровадження ЕДО за рік: 

• зменшили витрати в середньому від 2,3 до 2,9 млн грн на рік;
• заощадили понад 9 тисяч годин робочого часу працівників;
• залучили понад 4 тисячі контрагентів за останній рік;
• виставляємо рахунки швидко і без стресу.

Про початок впровадження ЕДО

Спочатку впровадження електронного документообігу допомогло підготуватися до пандемії, а згодом, на жаль, і до повномасштабного вторгнення. У той час, коли в інших компаній налагодження головних бізнес-процесів займало більше 2-3 днів, компанії «VUSO» знадобилося не більше 4 годин.

Документообіг «VUSO» — це понад 50 тисяч документів на рік, які у паперовому форматі мають вигляд великих стосів паперів.

Сервіси «Вчасно» перетворили довгий процес обігу документів на приємний досвід. Тепер всі важливі документи підписуються за кілька хвилин:

• рахунки;
• акти виконаних робіт;
• договори страхування;
• договори про співпрацю з партнерами та постачальниками послуг тощо.

Це має велике значення, особливо, коли від швидкості укладення договору чи підписання документа залежить виплата клієнту від страхової чи початок лікування.

Як впровадити електронний документообіг безболісно і безпечно?

Перед впровадженням ЕДО ми хвилювалися щодо конфіденційності та збереження персональних даних наших партнерів і клієнтів, оскільки велика кількість документів містила інформацію, яку не можна розголошувати. Було важливо, аби під час обміну зберігалася цілісність кожного документа.

Всі сумніви та хвилювання зникли після практичного майстер-класу з впровадження електронного документообігу, на якому ми отримали відповіді на всі питання щодо безпеки сервісу.

Домовилися з десятком контрагентів, щоб разом протестувати такий формат роботи. Уклали додаткову угоду про ведення ЕДО з партнерами, — і почали.

Які проблеми виникали під час впровадження електронного документообігу?

Значною перешкодою став спротив людей, яким важко відмовитися від звичного і спробувати щось нове. Зазвичай, менші компанії легше адаптуються до змін, тоді як великі потребують більше часу через непростий процес внутрішніх погоджень.

Ми часто отримуємо категоричні відмови контрагентів, але терпляче чекаємо, поки компанії вирішать перейти на ЕДО. Так, лише за останній рік ми залучили понад 4 тисячі контрагентів завдяки правильній комунікації співробітників нашої компанії.

Команда «VUSO» охоче сприйняла такі зміни, адже більше не потрібно носити гори паперів на підпис чи передруковувати вручну десятки сторінок документів. Така інвестиція у розвиток компанії точно заощадила нам не лише фінансовий, а й людський ресурс.

Як подолали труднощі?

• Вагомі аргументи і рекомендації
  Фундаментально відпрацювали сценарії відповідей для контрагентів, які ще не використовують ЕДО. У разі будь-яких заперечень не наполягаємо, але періодично повертаємося до цього питання.

• Допомога
  Якщо контрагент не користується «Вчасно», але готовий укласти договір — наша команда допомагає адаптуватися та почати роботу з ЕДО. Для цього спеціалісти «VUSO» надсилають партнеру договір разом із посиланням на доступні навчальні відео, які надає сервіс «Вчасно». Це заощаджує наші ресурси.

• Якісний зворотний зв’язок
  Працівники служби турботи відповідають та вирішують на наші питання у день звернення. Команда «VUSO» в свою чергу заповнює опитувальники, ділиться враженнями і пропонує покращення, адже дуже зацікавлена в оновленнях сервісу і оптимізації робочих процесів.

Які результати отримала компанія після впровадження електронного документообігу?

• Миттєвий обмін документами
  Це надзвичайно важливо у ситуаціях, коли людина отримує травму або зіштовхується з серйозними проблемами зі здоров'ям і від швидкості надання медичної допомоги залежить якість життя. Сервіс «Вчасно» дозволяє оперативно підписати договір про співпрацю і розпочати лікування клієнта, навіть якщо той перебуває в населеному пункті, де у компанії «VUSO» немає договірних відносин із лікувальним закладом (але останній готовий надати послуги застрахованому пацієнту).

• Економія робочого часу
  Раніше виставляти рахунки мережі клінік з різними юридичними особами потрібно було годинами. Зараз це відбувається швидко і щонайголовніше — без стресу. Так ми заощадили понад 9 тисяч годин роботи співробітників.

• Суттєве зменшення витрат
  Тепер ми не витрачаємося на папір, друкування та кур’єрську доставку документів. За попередніми оцінками впровадження ЕДО зменшило витрати в середньому від 2,3 до 2,9 млн грн на рік.

Попереду компанію «VUSO» чекають нові виклики: переведення в електронний формат внутрішніх документів компанії, збільшення % документів, підписаних кваліфікованим електронним підписом (КЕП) тощо.

Електронний документообіг точно змінив уявлення про монотонний паперовий процес. Це дуже цінують партнери компанії, адже тепер це приємний і простий досвід.